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Pasos esenciales de gestión de contratos que debe saber

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Las empresas grandes y pequeñas no pueden operar sin acuerdos. Los contratos hacen que las partes sean legalmente exigibles al crear, definir y regir los derechos y obligaciones mutuos entre ellos.

Los contratos se utilizaron mucho antes de que surgiera la industrialización y la economía capitalista. En los días de los reyes y sus imperios, los acuerdos decidían los términos del acuerdo, y las partes estaban obligadas a cumplir con los términos.

A medida que pasaban las décadas y el mundo experimentaba cambios insuperables, los fundamentos de los contratos seguían siendo los mismos. La gestión de contratos es el proceso de gestión de contratos. Incluye la gestión de los acuerdos, desde su origen hasta su ejecución por la parte elegida y la posible resolución del contrato.

Dado que los contratos en sí son multifacéticos, la gestión de contratos ha introducido diferentes niveles/etapas para representar cada aspecto del acuerdo. Los elementos importantes de la gestión de contratos implican el análisis del rendimiento para maximizar el rendimiento operativo y financiero al mismo tiempo que se identifican y mitigan los riesgos financieros y de reputación en los que se incurre debido al incumplimiento de los términos contractuales.

Fundamentos de la gestión de contratos.

Para administrar el trabajo y las personas involucradas en un contrato, el equipo debe comprender claramente el trabajo, los recursos y el tiempo necesarios para completar el trabajo. Una comprensión clara de todos estos aspectos es la base de la gestión de contratos.

Beneficios de la gestión de contratos

  • La calidad del trabajo se mantiene: Todo el proceso de gestión de contratos tiene como objetivo preservar la calidad del trabajo realizado. Garantiza que el trabajo se realice de manera eficiente en la cantidad de tiempo adecuada y que los recursos se utilicen de la manera más rentable. Garantiza que la empresa obtenga la mejor relación calidad-precio de cada contrato que celebre. Esto se hace identificando y mitigando los riesgos financieros y reputacionales.
  • Mejor Control de proyectos: La gestión de proyectos es fundamental para gestionar el trabajo durante la fase de puesta en marcha. Garantiza que el trabajo se inicie correctamente.
  • Aumento de ingresos: Se generan mayores ingresos cuando se implementa la gestión de contratos. Esto sucede de dos maneras. Primero, la empresa puede seguir siendo competitiva en el mercado y ganar más contratos. En segundo lugar, el trabajo realizado por la empresa es de mayor calidad. Produce resultados de mayor calidad y la empresa puede cobrar una prima.

Gestión de Contratos Vs. Administración de Contratos

El alcance de la gestión de contratos abarca todo el ciclo de vida, desde el inicio hasta la terminación. Sin embargo, la administración de contratos incorpora los procesos que intervienen en el diseño de contratos entre las dos partes. El ciclo de administración del contrato termina cuando el contrato es aceptado y firmado. Al mismo tiempo, la gestión del contrato comienza después de la firma y finaliza con la resolución del contrato.

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Los administradores de contratos son responsables de garantizar que ambas partes estén satisfechas con el contrato que han creado juntos. Por otro lado, los administradores de contratos se aseguran de que todas las partes del acuerdo cumplan con todas las condiciones.

Pasos de gestión de contratos

Como se mencionó anteriormente, la gestión de contratos es mucho más que simplemente firmar acuerdos. Se trata de una serie de acciones que orientan y desarrollan procesos para gestionar cada nodo del acuerdo. Esto es posible manteniendo todo claro y completo en el contrato.

Paso de creación

Sabemos que la planificación juega un papel crucial en el éxito de cualquier estrategia. Un buen gerente siempre planifica su proyecto. La etapa de creación de la gestión de contratos implica construir una hoja de ruta flexible para adaptarse a algunas contingencias.

La etapa de inicio es el primer paso en el largo y laborioso viaje de la gestión de contratos. En este paso, evalúa las necesidades y los recursos del negocio. Incluye lluvia de ideas sobre los elementos críticos de la estrategia de contratación. Esto mantiene todos los pasos subsiguientes en su lugar y a prueba de fallas y los prepara para la improvisación en caso de que ocurra algo inesperado. Las características a considerar durante la fase de planificación incluyen:

  • Los tipos de contratos a gestionar
  • Normas utilizadas en los acuerdos
  • Responsabilidad por cada paso
  • Requisitos para un desempeño laboral óptimo
  • Problemas/cuellos de botella para cada paso y soluciones posteriores
  • Recursos necesarios para la implementación de la estrategia contractual

El paso de creación sienta las bases para los próximos pasos/niveles a seguir.

Etapa de colaboración

La etapa de colaboración viene después de la Creación, a través de la cual se estableció la base de gestión de contratos. Principalmente ayuda a implementar las bases establecidas para nuevos y frescos contratos. También se trata de desarrollar nuevos acuerdos estándar para situaciones cotidianas y banales. El principal desafío que enfrentan los administradores de contratos en esta etapa es crear una ecuación que entregue lo que se requiere y reduzca el riesgo.

La escena se convierte en la más fácil para situaciones cotidianas. Todos los gerentes deben encontrar el tipo correcto de contrato e ingresar la información relevante sin realizar cambios o cambios menores en el documento del contrato. Sin embargo, la tarea se complica cuando se discuten situaciones más complejas, en cuyo caso se prepara un nuevo expediente desde cero, obteniendo cumplimiento, estándares y derechos. Una firma electrónica sigue al estado previo al contacto para finalizar el contrato.

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paso de firma

El paso de la firma es el siguiente paso más crucial en la gestión de contratos. Aquí es donde intenta ejecutar las estrategias que planeó en el paso anterior. Esta es también la etapa en la que implementa el software de gestión de contratos para ayudarlo a realizar tareas relacionadas con el contrato. También se sabe que el software migra contratos con un repositorio centralizado.

El software de gestión de contratos es una herramienta digital que permite a los usuarios realizar un seguimiento y gestionar contratos en diferentes etapas de su ciclo de vida. Este software también permite a las empresas renovar notificaciones, administrar el cumplimiento, capturar firmas digitales y administrar plantillas de contratos.

Otra característica importante de la etapa de implementación es la integración. Se garantiza que cada parte del contrato comprenda la visión y los objetivos del contrato y del administrador del contrato y también se sienta cómoda con las herramientas utilizadas.

Tras la finalización de la etapa de implementación, seguida de la firma electrónica de ambas personas, viene la etapa de entrega, donde se asegura que el contrato está libre de errores y defectos. Se confirma cada rol, responsabilidad, hito y objetivo.

Paso de seguimiento

Aquí es cuando todos los objetivos descritos en sus contratos cobran vida. Entonces, esta es también la etapa en la que debe estar más atento a todos los términos establecidos en el acuerdo y hacer un seguimiento de ellos regularmente para asegurarse de que todo vaya como debería.

El papel de los gerentes en la etapa del contrato es asegurarse de que todo esté en orden y de acuerdo con los términos establecidos en el contrato. Son responsables de identificar problemas y establecer sistemas de alerta temprana.

Los gerentes pueden aprender de la etapa de planificación para este. Se podría diseñar una lista debidamente ordenada de todos los elementos del contrato a verificar y controlar. Esto no solo no dejará ninguna parte del contrato sin verificar, sino que será una forma rápida de encontrar discrepancias entre los elementos acordados y el trabajo realizado.

Etapa de renovación

La etapa de Renovación no es esencialmente una etapa. Sin embargo, se vuelve relevante prestarle atención después de la etapa del contrato. Pero los principios de la etapa de renovación deben aplicarse en todos los lugares.

La etapa de renovación en la gestión de contratos es principalmente una situación en el ciclo de vida de su contrato en la que decide si desea reanudar su contrato o rescindirlo. Dado que existen cláusulas de penalización o acción por defecto en caso de incumplimiento del contrato, se vuelve más importante considerar la finalización del contrato de manera proactiva en sus otras decisiones contractuales.

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La renovación implica la evaluación del desempeño del contrato y varias decisiones que incluyen la renovación del contrato y modificaciones si es necesario. Las partes interesadas deben conocer las fechas de terminación y renovación y asegurarse de que ambas partes tengan tiempo suficiente para recopilar información antes de que las decisiones se bloqueen en otro contrato.

Etapa post-contrato

La etapa poscontractual es la celebración del contrato. Se sigue del incumplimiento de los contratos. En esta etapa, la limpieza se asegura de que todo se haga correctamente, emitiendo o pagando las facturas finales y archivando los contratos.

Además, muchos gerentes de contratos tienden a realizar una autopsia de sus contactos para conocer las conclusiones de futuros contratos. Esta autopsia proporciona conocimientos y aprendizajes valiosos que seguramente mejorarán los resultados de futuros contratos.

Conclusión

Los contratos son tan buenos como la persona que los gestiona. No importa cuán buenos sean los términos de los contratos, ninguna de las partes de los contratos obtiene un buen trato si no se maneja adecuadamente. Por lo tanto, es crucial seguir las pautas de manera disciplinada para aprovechar al máximo sus contratos.

También puede encontrar dónde obtener plantillas de documentos legales para sus contratos.



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