5 façons dont les petites entreprises peuvent réduire leurs coûts sans réduire leurs opérations

Le capital est l'un des plus gros problèmes pour les petites entreprises, en particulier les entreprises individuelles, en raison du nombre limité de sources d'investissement. En tant que propriétaire de petite entreprise, vous devez réduire stratégiquement vos coûts pour éviter de manquer de capital sans bloquer les opérations commerciales.

Vous pensez peut-être que le capital initial est suffisant, mais des dépenses imprévues peuvent facilement épuiser le capital. Ne prenez pas cela à la légère ; L’insuffisance de capital est l’une des raisons les plus courantes de faillite d’entreprise, ce qui explique 38% des entreprises en faillite.

En outre, une réduction optimale des coûts évite non seulement l’épuisement du capital, mais aide également les entreprises à évoluer en utilisant de manière optimale les ressources. Pour vous aider à réduire les coûts, je vous propose les méthodes les plus fiables qui permettront de réduire les coûts sans rogner sur les coûts.

Optimiser le logiciel pour réduire les coûts

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Les logiciels d'entreprise peuvent facilement coûter des milliers de dollars par an ; ce n’est pas obligatoire, cependant. Ne choisissez pas aveuglément le meilleur logiciel dans une catégorie, cela ne mènera pas comme par magie au succès. Vous devez vous assurer de ne payer que ce qui est nécessaire et voir s'il existe un logiciel gratuit pour cela. Ci-dessous, j'énumère quelques façons d'optimiser les logiciels d'entreprise :

Optez pour un logiciel Open Source

Pour la plupart des applications professionnelles, il existe des applications open source dédiées qui peuvent être utilisées gratuitement par les entreprises, à un prix très avantageux, ou qui disposent d'une version gratuite limitée qui convient aux petites entreprises. On peut soutenir que ces applications sont plus personnalisables grâce au vaste marché des plugins et qu'une communauté dédiée est toujours là pour répondre à vos questions. Vous trouverez ci-dessous quelques-uns des plus populaires auprès des entreprises :

Il existe de nombreux autres logiciels open source qui peuvent facilement remplacer des logiciels d'entreprise coûteux ; Ajoutez simplement open source à la fin de votre recherche sur Google.

Freemium peut fonctionner pour les entreprises

Bien que la version gratuite d’une application premium soit généralement considérée comme réservée à un usage personnel uniquement, de nombreuses applications premium proposent une bonne version gratuite qui pourrait fonctionner pour une petite entreprise de 25 à 50 personnes. Par exemple, Slack, Canva et Trello disposent tous de versions gratuites fiables qui peuvent parfaitement gérer de petites équipes. Assurez-vous de rechercher des alternatives gratuites aux applications requises pour voir si elles peuvent fonctionner.

Réévaluer les licences logicielles

Vérifiez vos licences actuelles pour vous assurer que vous payez pour ce dont vous avez besoin. Lorsque vous avez acheté les licences pour la première fois, vous avez probablement dû acheter un plan qui offre au-delà de vos besoins pour rester en sécurité. Maintenant que vous savez comment vous utilisez le logiciel, voyez si un plan logiciel peut être rétrogradé sans affecter les opérations commerciales.

Migrer vers le Cloud

Vous pouvez déplacer vos données, applications et infrastructure informatique vers le cloud pour économiser les coûts d'infrastructure physique et également optimiser votre configuration. Vous trouverez ci-dessous quelques avantages du passage au cloud qui permettent directement d’économiser de l’argent :

• Aucune dépense initiale sur le matériel physique puisque tout fonctionne dans le cloud.
• Il est plus facile d'augmenter ou de réduire l'échelle, car les services cloud sont basés sur un abonnement, contrairement au matériel physique, pour lequel vous devez généralement en acheter un nouveau pour effectuer la mise à niveau et n'avez pas de moyen simple de rétrograder.
• Payez ce que vous utilisez uniquement sous forme de frais de services cloud en fonction du service requis, c'est-à-dire aucune infrastructure inutilisée.
• Aucune dépense pour la maintenance du serveur ou les correctifs car tout est géré par le service cloud.
• La plupart des solutions cloud sont dotées de fonctionnalités de sécurité robustes intégrées, vous n'avez donc pas à vous soucier des mesures de sécurité internes pour celles-ci.
• En cas de sinistre, les solutions cloud facilitent la restauration sans perte de données ni endommagement d'infrastructures importantes.

Pour une solution tout-en-un, une plateforme cloud comme Microsoft Azure ou Google Cloud Platform sera le meilleur. Ces plates-formes peuvent fournir tout ce dont vous avez besoin pour gérer vos éléments informatiques dans le cloud, y compris le stockage, les serveurs virtuels, les ressources réseau pour créer et exécuter des applications, le CRM, la communication, l'IA et l'apprentissage automatique, l'analyse et bien plus encore.

Si votre entreprise n'a pas besoin d'une solution cloud complète, vous pouvez également opter pour des applications cloud individuelles. Par exemple, pour le stockage et la collaboration, vous pouvez essayer Google Workspace et QuickBooks Online pour gérer la comptabilité et les finances dans le cloud.

Encouragez la collaboration à distance

Vous n'êtes pas obligé de vous convertir entièrement à une équipe virtuelle à distance, mais vous devez favoriser une culture conviviale à distance, car elle peut présenter de nombreux avantages en termes d'économies. De nombreuses tâches commerciales peuvent être gérées à distance, comme la paie, le support client, la saisie de données, la comptabilité, le support informatique, etc. Vous trouverez ci-dessous quelques avantages en termes de réduction des coûts en encourageant le travail à distance.

• Vous pouvez réduire la taille du bureau pour économiser sur le loyer, les services publics, le mobilier et autres coûts de gestion de l'espace physique.
• Moins besoin de postes de travail dédiés et d’espace pour les gérer. Vous pouvez les remplacer par des ordinateurs portables plus adaptés au travail à distance. Les employés peuvent même utiliser leurs propres appareils.
• Permet d'économiser les coûts de transport des employés si vous les gérez, ou au moins de remonter le moral des employés.
• Utiliser la communication et les outils numériques permet d’économiser du papier et des fournitures de bureau.
• Économisez sur la restauration et les rafraîchissements avec moins d'employés au bureau.
• Si un travail peut être effectué entièrement à distance, vous pouvez accéder à un bassin de talents plus large pour embaucher une personne plus expérimentée à un tarif compétitif.
• Des études suggèrent que les employés sont 47 % plus productifs tout en travaillant à domicile, ce qui vous permet indirectement d'économiser de l'argent.
• Les outils de collaboration en ligne enregistrent l'activité professionnelle et pour de nombreux emplois, vous ne devez payer que le travail effectué.

Le travail à distance est possible en utilisant les bons outils qui vous permettront de communiquer, de partager des fichiers, de réfléchir à des idées, de tenir des réunions, de suivre les progrès et tout ce qui est nécessaire pour terminer le travail. Ci-dessous, je répertorie certains des types d'outils les plus importants et les meilleurs outils de la catégorie. Vous pouvez également choisir les alternatives open source que j'ai mentionnées ci-dessus pour un maximum d'économies :

Communication: Vous avez besoin d’un moyen fiable de communiquer avec l’équipe, notamment par chat et appels audio/vidéo. Slack ou Zoom sont mes recommandations.

Gestion de projet: Une application de gestion de projet comme Asana ou Monday.com vous aidera à suivre le temps, à collaborer, à gérer les ressources, à générer des rapports et à effectuer de nombreuses autres tâches liées aux projets de travail.

Partage de documents et collaboration : Bien que la plupart des applications de communication disposent d'un moyen de partager des fichiers, un outil de partage et de collaboration dédié est nécessaire lorsque vous travaillez sur des fichiers volumineux. Google Drive et Dropbox sont parfaits pour cela.

Introduire l'automatisation

Vous pouvez utiliser des logiciels et des outils pour automatiser des tâches commerciales répétitives, ce qui contribuera à réduire les coûts dans de nombreux domaines, directement ou indirectement. Qu'il s'agisse d'automatiser la gestion des stocks ou la paie, il existe de nombreuses façons d'automatiser les tâches commerciales. Pour vous donner une meilleure idée de ses avantages, j'énumère quelques façons dont l'automatisation peut vous aider à économiser de l'argent :

• En automatisant les tâches répétitives, vous pouvez libérer les employés pour des tâches plus importantes qui nécessitent créativité et stratégie. Cela réduira le besoin d’embaucher des employés supplémentaires pour couvrir tous les aspects.
• L'automatisation augmente la productivité globale du travail des employés ; ils feront plus de travail pendant leurs heures de bureau et il y aura moins besoin de payer des heures supplémentaires.
• L'automatisation implique généralement des applications numériques, ce qui signifie moins de dépenses en papier, en impression et autres fournitures de bureau.
• Élimine l'inévitable erreur humaine qui pourrait entraîner davantage de dépenses ou d'improductivité.
• De nombreux outils aident à automatiser la conformité réglementaire, ce qui peut éviter les amendes et autres problèmes associés.

Vous avez désormais besoin des bons outils pour automatiser les tâches professionnelles. Pour vous aider, j’énumère ci-dessous quelques points importants :

Automatisez les ressources humaines : De nombreuses tâches RH peuvent être automatisées à l'aide d'une application de gestion RH comme BambooHR ou Workday. Cela comprend l'intégration, la paie, les rapports, les avantages sociaux, etc.

Gestion de projet: Les outils de gestion de projet comme Asana peuvent attribuer automatiquement des tâches, fixer des délais, suivre les progrès, gérer les révisions et générer des rapports.

Commercialisation: En plus du marketing automatique par e-mail, il existe des outils qui peuvent publier automatiquement des publications sur les réseaux sociaux, générer du contenu, améliorer le référencement et bien plus encore. Hootsuite, N'importe quel motet Surfer valent la peine d'être explorés, à mon avis.

Comptabilité et finance: Des outils tels que QuickBooks en ligne peuvent enregistrer automatiquement les transactions, catégoriser les dépenses, générer et gérer des factures, traiter les remboursements, payer les factures, calculer les taxes et générer différents rapports financiers.

Gestion de l'inventaire: Les outils d'automatisation tels que Zoho Inventory ou inFlow peuvent surveiller les niveaux de stock, prédire la demande et commander de nouveaux stocks, gérer les prix/remises des produits, créer des bons de commande et bien plus encore.

Service client: Les chatbots IA peuvent traiter automatiquement les requêtes courantes des clients. De plus, un logiciel d'assistance comme Zendesk peut gérer automatiquement les tickets clients, affecter le bon agent, suivre la progression de la résolution et suivre les mesures du service client pour une amélioration future.

Gérer de manière optimale la cybersécurité

Les cyberattaques constituent une menace réelle pour les entreprises, car elles entraînent des interruptions d'activité, des pertes de données, des frais juridiques et une atteinte à la réputation. Comme toute entreprise responsable disposant de données clients, je suis sûr que vous avez mis en place des mesures de protection pour prévenir les cyberattaques. Cependant, le faites-vous de manière optimale ?

Mettre en place une équipe de sécurité dédiée avec des serveurs matériels pour le cryptage ou le filtrage des données n'est pas l'approche la plus efficace. De plus, les correctifs manuels et la stratégie de réponse réactive peuvent être sujets à des erreurs humaines et à des retards susceptibles de causer de nombreux dommages avant la résolution.

Avoir quelques employés bien formés avec les bons outils en main peut être plus efficace et plus économique pour votre entreprise. Je recommande d'utiliser une solution de cybersécurité tout-en-un comme Acronis Cyber ​​Protect qui surveillera activement les données de votre entreprise et les mesures de sécurité pour prévenir les cyberattaques.

Acronis Cyber ​​Protect enregistre activement toutes les modifications et vous aide à diagnostiquer rapidement les problèmes. Sa protection contre les ransomwares peut non seulement empêcher les attaques, mais également remplacer les données à l'aide de sauvegardes en cas d'attaque réussie. Certaines autres fonctionnalités importantes incluent des contrôles d'accès intelligents, des audits de sécurité, des contrôles directs des appareils, un cryptage puissant, une surveillance et des rapports, et bien d'autres encore.

Outre l’utilisation des bons outils, la formation des employés est également très importante. Face à l’augmentation des attaques d’ingénierie sociale, vous devez vous assurer que vos employés ne deviennent pas des victimes. Je suis sûr que votre équipe de sécurité peut vous aider, car elle dispose de plus de temps en utilisant des outils de sécurité automatiques.

Conseils bonus pour réduire les coûts de l'entreprise

J'énumère quelques conseils supplémentaires qui peuvent aider à réduire les coûts. Ces méthodes n’ont pas autant d’impact que les méthodes ci-dessus, mais elles méritent d’être prises en compte :

• Introduisez la politique Apportez votre propre appareil pour réduire les coûts d’équipement.
• Investissez dans une assistance informatique à distance plutôt que sur site pour une assistance moins chère et éventuellement plus talentueuse, grâce au bassin de recrutement plus important.
• Effectuez des audits énergétiques et assurez-vous que vous utilisez des équipements à faible consommation énergétique.
• Pensez à utiliser la virtualisation matérielle pour mieux utiliser les capacités matérielles.
• Concentrez-vous sur des solutions marketing moins coûteuses et à long terme, telles que la présence sur les réseaux sociaux et la création de listes de diffusion, plutôt que sur des campagnes publicitaires coûteuses.
• Passez au numérique pour économiser sur les coûts connexes, comme l'utilisation de reçus numériques. Vous pouvez également convertir d’anciens documents papier en documents numériques.
• Externalisez les fonctions non essentielles à des indépendants et à des agences pour un travail moins cher sans nécessiter de gestion directe.
• Suivez les KPI pour optimiser les stratégies commerciales.
• Mettez en œuvre des stratégies de gestion du temps pour augmenter la productivité et suivre le travail effectué par les employés. Toggl peut vous aider.

Derniers mots

Je sais que ces stratégies changeront considérablement le fonctionnement de votre entreprise, mais les résultats en valent la peine. Vous n'êtes pas obligé de les appliquer tous immédiatement, car bon nombre d'entre eux nécessiteront une formation des employés. Appliquez-les en fonction de la disponibilité des ressources et des besoins actuels de votre entreprise.

Mieux encore, ces stratégies contribueront non seulement à réduire les coûts, mais également à numériser votre entreprise pour la mettre sur une voie de croissance plus efficace.