Los 7 mejores software de gestión de documentos para pymes en 2022

Un sistema de administración de documentos le ahorra un tiempo valioso al organizar los documentos de manera eficiente y facilitar la búsqueda de archivos.

Las empresas con relativamente menos mano de obra a menudo tienen dificultades para administrar numerosos documentos y registros comerciales. Si optan por un sistema de gestión de documentos (DMS) robusto, les será más fácil mantener los documentos organizados.

Además, estas herramientas también aumentan la eficiencia de los equipos al permitirles acceder rápidamente a los datos que necesitan.

¿Qué es la Gestión Documental?

Por gestión documental se entiende la gestión, almacenamiento y seguimiento de documentos (documentos Word, PDF o cualquier otro formato) en formato digital. Con este sistema, las empresas pueden almacenar documentos de forma segura y centralizar todo el proceso.

Beneficios de los sistemas de gestión de documentos

Mejor productividad

La productividad es la clave del éxito empresarial. Un sistema de gestión de documentos organiza de manera eficiente y segura los archivos de la empresa. Como resultado, el equipo puede preocuparse menos por el mantenimiento de documentos y concentrarse en las tareas más importantes. Cuando sabe que todos sus archivos están almacenados de forma segura, la tranquilidad funciona como combustible para la productividad.

Seguridad mejorada

Todas las empresas quieren proteger sus datos cruciales y críticos. Puede almacenar documentos confidenciales en un sistema de administración de documentos y controlar el acceso a esos archivos. Por lo tanto, la gestión de documentos se vuelve altamente rastreable y sus pistas de auditoría se pueden usar más tarde si es necesario.

Espacio de almacenamiento reducido

Ya no necesita mantener archivadores, contenedores de almacenamiento y cajas. Con DMS, puede dejar de usar papel y administrar sus documentos digitalmente sin ocupar espacio físico.

Recuperación rápida de documentos

Encontrar documentos y recuperar archivos puede ser un proceso lento. Con un sistema de gestión de documentos, puede localizar rápidamente el archivo que desea y ahorrar un tiempo valioso. Un DMS le permite buscar archivos según el nombre, los metadatos y el contenido utilizando tecnología de punta.

Colaboración óptima en equipo

La mayoría de las soluciones de gestión de documentos le permiten colaborar con sus compañeros de equipo. Puede almacenar archivos recopilados de varios recursos y los usuarios pueden acceder a archivos desde ubicaciones remotas. Algunas herramientas también permiten a usuarios externos a través del acceso autorizado.

Siga leyendo para conocer las mejores aplicaciones de administración de documentos que pueden usar las PYMES.

yo manejo

yo manejo es un sistema de gestión de documentos que le ayuda a convertir datos en conocimiento valioso mediante la conexión de documentos. Guarda todos los documentos en una sola carpeta y los clasifica según el proyecto o el cliente.

Los usuarios pueden crear, buscar y compartir datos de manera rápida y eficiente en iManage. También le permite encontrar fácilmente cualquier documento y, por lo tanto, aumenta la productividad.

Esta herramienta se puede integrar con varias herramientas de productividad de Office 365 y Google Workspace para facilitar la gestión de documentos.

Caja

Utilizando Caja, las empresas pueden almacenar, administrar y colaborar en el contenido de forma segura, independientemente del tipo de dispositivo. Su función de gestión del ciclo de vida de los documentos garantiza que el proceso de gestión de contenido cumpla con las normativas, las políticas de retención de datos y las solicitudes de descubrimiento.

Puede establecer los permisos de usuario apropiados para cada documento para que solo las personas adecuadas tengan acceso a él. También lo ayuda a auditar la actividad de los usuarios para obtener una visibilidad y un control completos.

Box también puede integrarse perfectamente con API abiertas y aplicaciones empresariales. Con sus atributos como el historial de versiones, los enlaces compartidos y los comentarios, la colaboración entre los miembros del equipo se vuelve sencilla. Además, utiliza metadatos personalizados para categorizar y organizar documentos.

expediente

¿Está buscando una solución de gestión de documentos que le proporcione un sistema de gestión y almacenamiento relativamente duradero para documentos digitales? En este caso, opte por expediente. Es un sistema de administración de documentos basado en la nube que lo ayuda a dejar el papel de una manera fácil de usar.

Almacena de forma segura metadatos y versiones anteriores de un archivo o documento. Los usuarios pueden buscar sus archivos favoritos utilizando el nombre de archivo, los metadatos, las palabras clave y el contenido del documento. También es compatible con el flujo de trabajo de aprobación, la vinculación de archivos, la retención automatizada, la recuperación, la numeración de documentos, el registro de auditoría y la copia de seguridad local.

Puede controlar sin problemas el acceso a documentos digitales con diferentes permisos. Puede integrar las aplicaciones de Office 365 y DocuSign con esta herramienta.

OpenKM

OpenKM es una solución de gestión de documentos empresariales que le permite controlar la producción, el almacenamiento y la distribución de documentos digitales. Con él, puede tener un mejor control sobre el flujo de documentos y mejorar la eficiencia de los esfuerzos de su equipo.

Esta aplicación ofrece varias herramientas de administración, como definición de roles de usuario, búsqueda avanzada, control de acceso, nivel de seguridad de documentos, registro de uso detallado, configuración de automatización y cuota de usuario.

Aquí puede crear contenido de respiración para una rápida toma de decisiones y creación de conocimiento. Además, con este DMS, puede recopilar datos de cualquier fuente digital y colaborar con sus compañeros de equipo.

eFileCabinet

eFileCabinet es un poderoso sistema de administración de documentos que las pequeñas y medianas empresas pueden usar para organizar datos en línea, sin importar cuántos documentos tengan.

Para almacenar un archivo, simplemente súbalo a esta plataforma. Los usuarios pueden localizar cualquier archivo utilizando el patrón de nombre de archivo o carpeta. Además, eFileCabinet le brinda acceso rápido a documentos de uso frecuente.

Si bien facilita la colaboración entre los miembros del equipo, esta herramienta también le permite agregar diferentes niveles de seguridad para el acceso controlado. También admite la integración con herramientas de terceros, como MS Office, DocuSign y Salesforce.

Algunas de sus otras características son el flujo de trabajo automatizado, la autenticación de dos factores, el uso compartido de archivos cifrados, la autenticación basada en la ubicación o la dirección IP y los permisos basados ​​en roles.

Docuware

Docuware es una plataforma donde puedes digitalizar tus documentos y asegurarlos desde cualquier dispositivo, en cualquier momento. Además, te ayuda en el procesamiento de facturas y la gestión de empleados. Es especialmente útil para empresas que dependen de equipos remotos o tienen una fuerza laboral distribuida.

DocuWare ofrece un repositorio seguro para todos sus documentos comerciales críticos, como contratos, información de empleados y registros financieros. Después de almacenar un archivo en esta herramienta, usted o sus colegas pueden editar o anotar directamente este documento en la misma plataforma.

Además, tiene herramientas de productividad inteligentes que permiten a los usuarios buscar, rastrear y colaborar fácilmente. Esta aplicación también utiliza datos de índice para organizar ordenadamente todos sus documentos.

Al aire libre

Al aire libre es una plataforma que ofrece funciones como gestión de documentos, gestión de contenido web, gestión de registros e imágenes y repositorio de contenido para agilizar el flujo de trabajo de la organización.

Esta herramienta de código abierto es compatible con los sistemas operativos Windows y Unix. Aunque es fácilmente personalizable, los nuevos usuarios necesitan tiempo para aprender a ejecutarlo.

Últimas palabras 📃

Con una solución de administración de documentos eficiente, no habrá necesidad de pasar por innumerables gabinetes para el archivo necesario. Este artículo ha presentado algunas de las mejores herramientas que lo ayudan a crear un sistema de administración de documentos para su organización.

Estas herramientas cuentan con las características necesarias para satisfacer las necesidades de diversas industrias. Asimismo, puede conocer las herramientas de gestión de activos digitales.