9 meilleurs modèles de SOP (procédure opérationnelle standard) pour les entreprises

L’un des aspects les plus importants de la gestion d’une entreprise prospère est de s’assurer que toutes ses parties sont synchronisées les unes avec les autres. Pour que ces éléments restent mobiles et synchronisés, les entreprises doivent disposer d’un ensemble de procédures permettant à leurs employés d’effectuer des tâches de routine ou des tâches standard.

Une entreprise sans ensemble de documentation ou de procédure appropriée est plus susceptible de s’effondrer et de faire face à des problèmes de délais !

Par exemple, une entreprise de construction automobile doit effectuer divers contrôles et tests de routine et effectuer des ajustements pour générer une efficacité maximale.

Et c’est là que les procédures d’exploitation standard (SOP) entrent en jeu.

Ne confondez pas les SOP avec le livret de règles ou les procédures de flux de travail de l’employé. Au lieu de cela, les SOP établissent un guide étape par étape pour effectuer les tâches afin d’accroître l’efficacité et de réduire l’ambiguïté organisationnelle.

Bien que l’objectif des SOP reste intact, les modèles et les étapes diffèrent selon la taille de l’organisation et l’industrie. C’est pourquoi nous avons créé une liste des meilleurs modèles de SOP pour les entreprises de toutes tailles.

Pourquoi les SOP sont-elles importantes ?

Les SOP sont l’épine dorsale d’un flux de travail efficace dans une organisation. Une SOP détaillée agit comme une instruction permanente pour les employés et définit leurs attentes.

Approfondissons les avantages des SOP :

#1. Intégration améliorée

De nombreuses organisations utilisent des SOP pour accélérer et améliorer le processus d’intégration. Dès le premier jour, les employés disposent de procédures puissantes et détaillées pour effectuer leurs tâches de routine.

Cela se traduit par une meilleure productivité et aide les chefs d’équipe et les managers à évaluer chacun de leurs nouveaux employés.

#2. Maintient la cohérence organisationnelle

Un énoncé de procédure uniforme tient compte de la cohérence organisationnelle et maintient tous les membres de l’équipe et les employés sur la même longueur d’onde.

Lorsque chacun des employés comprend clairement à qui il doit rendre compte et quelles étapes il doit suivre de manière hiérarchique, il y a moins de chances que les choses tournent mal.

#3. Compréhension des meilleures pratiques

La répétition et la révision des tâches écrites dans un document permettent de mieux comprendre les bonnes pratiques des tâches routinières dans un service.

Bien que les SOP ne soient que des suggestions, elles peuvent se transformer en guides étape par étape enrichissants fournissant des informations approfondies sur la manière dont une tâche doit être effectuée en s’habituant aux exigences des parties prenantes.

#4. Économisez sur la formation

Les SOP peuvent faire économiser des milliers, voire des millions, à l’organisation. Le coût de la formation des employés existants ainsi que des nouveaux employés peut être minimisé en incorporant les modèles de SOP dans leurs kits de formation.

En outre, des changements importants ou mineurs dans une organisation, tels que des départs à la retraite, des promotions ou des démissions, ne doivent pas affecter le flux de travail. Les SOP établissent un processus standard pour les tâches qu’un employé a effectuées au cours des dernières années.

#5. Maintient la qualité du travail

Pour éviter les accrocs initiaux, les SOP s’avèrent être une bouée de sauvetage. Chaque fois qu’un employé existant quitte et qu’un nouvel employé le rejoint, les SOP tiennent chaque individu responsable des tâches qu’il doit accomplir et du chemin qu’il doit suivre pour atteindre une efficacité maximale.

Comment créer des procédures opérationnelles standard ?

La création de SOP détaillées et claires peut prendre du temps et ne pas être une partie de plaisir. Il y a un certain nombre de facteurs à considérer lors de la rédaction des SOP pour votre organisation.

Voici les étapes impliquées dans la création d’une procédure d’exploitation standard :

• Identifiez le but et les tâches : Notez le but de la création de la SOP et les tâches que vous souhaitez accomplir en l’utilisant. Si vous ne possédez pas le processus quotidien, assurez-vous d’impliquer les parties prenantes et les rôles qui en sont responsables.
• Connaissez votre public : Choisissez le public au fur et à mesure que vous avancez dans la rédaction de votre documentation. Si vous rédigez une SOP pour un public qui a besoin d’assistance 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, il est impératif de créer une documentation telle que les gens puissent facilement prendre le relais.
• Décidez de la structure de la SOP : La prochaine étape consiste à concrétiser les idées. Mais avant de rédiger ces SOP, choisissez une structure, un langage et une tonalité de votre SOP qui correspondent à votre marque et à votre secteur.
• Choisissez le bon modèle : Bien que vous puissiez toujours repartir de zéro, il existe des tonnes de modèles de SOP conçus pour chaque industrie ou micro-niche. Les modèles de SOP accélèrent le processus de rédaction et garantissent qu’il respecte la norme standardisée.
• Mettez à jour votre SOP : Il est également important de mettre à jour les SOP à mesure que le processus change de temps à autre. Bien que la mise à jour manuelle puisse prendre du temps, vous pouvez utiliser le logiciel automatisé ou SOP pour stocker et mettre à jour vos SOP.

Écrire les SOP peut sembler tentant à partir des étapes ci-dessus. Cela devient encore plus excitant lorsque vous avez un modèle prédéfini pour cela. Ci-dessous, nous avons partagé les modèles SOP (Standard Operating Procedure) les plus exploitables pour les entreprises qui prennent en charge une variété de cas d’utilisation.

Feuille intelligente

Feuille intelligente propose une vaste gamme de modèles de SOP, y compris divers cas d’utilisation tels que les opérations d’assistance, les SOP d’hôtel et d’invité, les SOP d’entrepôt et même les SOP de service de nettoyage sanitaire.

Chacune de ces SOP est conçue conformément aux normes de l’industrie et au processus que la plupart des équipes suivraient pour maximiser l’efficacité.

J’aime beaucoup le modèle de procédure opérationnelle standard informatique de Smartsheet. Le modèle suivant définit chaque étape et maintient un organigramme d’une opération informatique. C’est une condition préalable à la compréhension du respect des règles et des réglementations.

Ce modèle est disponible au format Word et configure un rappel pour effectuer des tâches de routine qui incluent également le dépannage de documents, les événements de sécurité et les procédures de configuration, ainsi que la création de diagrammes de procédure et la maintenance planifiée.

Cliquez vers le haut

Les modèles de SOP par Cliquez vers le haut sont écrémables et attrayantes et incluent tous les détails que votre SOP standard devrait avoir. Les modèles ClickUp sont conviviaux et suffisamment rapides pour être mis en œuvre dans votre procédure standard.

Il prend en charge plus de 15 cas d’utilisation, notamment les ventes, l’assistance, les RH, les finances, l’informatique, la conception, etc.

Mon préféré est le modèle HR SOP. Au lieu d’utiliser Excel traditionnel ou une mise à jour manuelle, ce modèle SOP captivant crée une liste de contrôle pour toutes les tâches. Il pose les bases pour automatiser les tâches répétitives.

Ce modèle répertorie toutes les responsabilités du service des ressources humaines, de l’intégration au recrutement et de la délocalisation aux autres tâches de routine.

Gourou

Un SOP digeste mais détaillé permettant aux équipes de rationaliser leur processus interne et d’identifier le problème qu’il résout. En fait, j’ai trouvé chacun des Modèles de SOP par Guru rapidement adaptable et écrémable qui est habitué même pour les débutants.

Le modèle commence par l’objectif de la tâche et le contexte de création de la POS. Le deuxième pli de la section comprend «Comment traiter», qui ressemble beaucoup à un guide détaillé étape par étape.

Guru comprend divers modèles de SOP, y compris la documentation du produit, les directives de la marque, la gestion du changement, l’intégration des employés, etc. Vous pouvez consulter la liste des modèles ici.

Scribecomment

Le prochain sur la liste est un modèle standard digestible par Scribecomment. Leur SOP garantit la cohérence et la qualité des opérations pour garantir que votre équipe se conforme aux exigences réglementaires et légales.

Si vous souhaitez créer un modèle facile à parcourir, le modèle SOP de Scribehow est le bon choix pour commencer.

Le modèle commence par le titre, suivi de la version et de la date de version effective. La table des matières permet de passer très facilement à l’une des sections.

Lors d’un défilement supplémentaire, les utilisateurs peuvent obtenir les détails des tâches, y compris l’objectif, la portée du document et les responsabilités. Ensuite, le modèle comprend le processus How-to, qui se décompose en sous-étapes simples.

La meilleure partie? Scribehow inclut également les détails de chaque révision ainsi que la date d’approbation et l’historique des versions.

Processus.st

Processus.st est une plate-forme alimentée par l’IA qui propose un logiciel SOP ainsi qu’une énorme bibliothèque de modèles. La plateforme vous propose deux types de modèles ; le premier pour créer vos procédures de toutes pièces et le second pour créer des procédures manuelles.

Leur structure de modèle standard est plus détaillée et descriptive par rapport à Scribe. La plupart de ces modèles sont conçus en gardant à l’esprit le système de gestion de la qualité de la norme ISO.

Process.st propose plus de 50 modèles gratuits et téléchargeables qui peuvent être ajoutés au compte ou téléchargés gratuitement au format PDF. Vous pouvez parcourir les modèles par catégories telles que le marketing de contenu, l’intégration des employés et des clients, les affaires, la construction, la sécurité, l’informatique, les opérations et autres.

ModèleLAB

ModèleLAB propose une large gamme de modèles de SOP au format Word téléchargeable. Ils ont des modèles de SOP pour les processus commerciaux, la gestion juridique, les RH et l’immobilier, ainsi que pour les entreprises d’art et de médias.

La meilleure partie est que ces modèles de SOP sont facilement modifiables et ne laissent aucune tâche sans surveillance. Ce que j’ai le plus aimé de TemplateLAB, c’est sa conception simple, mais il réussit à couvrir tous les détails que vous souhaitez inclure dans votre SOP.

Par exemple, cette SOP pour le site de recherche couvre les abréviations et les définitions des processus impliqués. Lorsque vous faites défiler vers le bas, la liste de contrôle des tâches de routine contient des principes, des échantillons, du matériel, des réactifs et des solutions, un contrôle qualité et une gestion des déchets.

Formulaire de contact

Formulaire de contact est un générateur de formulaires en ligne qui couvre divers cas d’utilisation pour les plans d’affaires et les SOP. Jotform offre tout directement depuis sa page SOP ; c’est-à-dire que vous n’avez pas besoin de télécharger et de modifier les SOP au format Word ou PDF.

Lorsque vous accédez à leur site, les modèles de POS sont affichés sous la forme d’un questionnaire que vous pouvez remplir et envoyer le modèle pour examen aux parties prenantes.

Après l’approbation, les SOP peuvent être téléchargé au format PDF.

Ce que j’ai aimé chez Jotform, ce sont ses éléments personnalisables que vous pouvez ajouter ou supprimer des modèles SOP. Vous pouvez également ajouter ou supprimer des pages pour ajouter plus de détails à la POS.

Notion

Notion a un modèle de SOP détaillé conçu pour les petites entreprises. Cependant, il n’existe pas de modèles prédéfinis pour une industrie spécifique. Il n’y a qu’un seul modèle standard que vous pouvez utiliser et apporter des modifications à votre équipe.

Bien qu’ils manquent de catégorisation et d’une large gamme de modèles, vous pouvez les utiliser pour créer des SOP digestes et rapides à lire.

Le premier pli du modèle comprend le titre de la procédure et la date de création, ainsi que le service qui l’a créée. Ensuite, ajoutez le contexte manuellement ou intégrez le lien sous forme de PDF, Google Drive ou Maps et incluez les liens pour tous les documents pertinents.

Vous pouvez également ajouter des terminologies spécifiques à l’industrie et définir le processus par étapes. La meilleure partie? Vous pouvez dessiner les étapes en intégrant la vidéo de Loom ou Miro.

Vous pouvez également marquer ou ajouter les noms des personnes responsables des tâches à chaque étape.

Kipwise

Kipwise Les modèles SOP sont conçus pour l’équipe marketing et commerciale, les opérations, le support client et les équipes RH. Ce modèle standard suit la même structure que la plupart des modèles.

Lors de l’inscription, vous pouvez modifier le modèle directement depuis la plateforme. L’auteur peut ajouter ou supprimer la tâche en conséquence. Vous pouvez également inclure des liens pertinents et connexes, tels que des liens de réunion, des ressources et des guides pour rationaliser le flux de travail.

Dernières pensées

Les modèles de SOP peuvent éliminer des heures de casse-tête. Les modèles de SOP flexibles nécessitent un peu d’édition et de personnalisation pour créer une documentation qui rend les tâches de routine passionnantes et rapides à retenir.

Faites défiler ces modèles gratuits et mettez le meilleur en action pour responsabiliser votre équipe.

Ensuite, consultez les modèles de gestion de projet de Notion pour transformer votre flux de travail.