Pourquoi les entreprises devraient numériser leurs documents et les meilleures applications pour cela

Je suis sûr que votre entreprise a déjà adopté l’ère numérique et gère au moins certaines tâches de base par voie numérique. Par exemple, la communication : vous ne dépendez pas de mémos ou de lettres physiques, n'est-ce pas ? …droite? Pour mener à bien la transition, la numérisation des documents est une étape clé.

La numérisation des documents élimine non seulement le besoin de gérer les documents, mais favorise également l'évolutivité de l'entreprise grâce à des solutions technologiques avancées. Ce processus ouvre des opportunités d'amélioration de la sécurité, de l'analyse, de l'accessibilité, de la collaboration et de l'intégration avec d'autres technologies de pointe, notamment l'IA.

Apprenons pourquoi vous devriez numériser vos documents professionnels et quelles sont les meilleures applications pour vous aider.

La nécessité de numériser les documents

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La numérisation des documents n'est pas seulement une amélioration ; c'est une nécessité. De nombreuses tâches commerciales importantes d’aujourd’hui ne sont tout simplement pas possibles à l’aide de documents papier. Ci-dessous, j'énumère quelques tâches importantes qui ne sont pas possibles sans passer au numérique :

Conformité réglementaire numérique

De nombreuses réglementations exigent que les documents soient soumis sous forme numérique. Par ailleurs, certaines réglementations contiennent également des clauses dédiées au traitement des données numériques. Certaines des réglementations qui ont un impact direct ou indirect sur les documents numériques incluent ESIGN, GDPR, CCPA, ADA et HIPAA.

En dehors de cela, de nombreuses autorités fiscales locales, normes ISO et initiatives vertes imposent l’utilisation de la documentation numérique.

Collaboration à distance

Que vous ayez une équipe dispersée sur différents sites ou que les membres de l'équipe doivent souvent travailler à domicile, la collaboration à distance est impossible à l'aide de documents papier. Solutions de gestion de documents basées sur le cloud comme Microsoft 365 ou Espace de travail Google permettre aux équipes distantes de collaborer en temps réel pour partager, modifier et suivre des documents numériques.

Problèmes de sécurité des données

Les documents papier sont vulnérables au vol physique, aux dommages et à la perte. Les documents numériques disposent de meilleures mesures de sécurité et vous pouvez créer des sauvegardes pour vous assurer de ne jamais les perdre. Les documents numériques peuvent être protégés à l'aide de contrôles d'accès, d'authentification, de cryptage, de pistes d'audit, d'effacements à distance, de logiciels DLP et d'autres mesures de protection en constante évolution.

Les catastrophes naturelles constituent un autre problème majeur pour les documents papier, tandis que les sauvegardes numériques facilitent la récupération après une catastrophe.

Mondialisation et opérations multinationales

Si vous souhaitez que votre entreprise opère à l’échelle internationale, les documents papier ne vous seront pas d’une grande aide. Pour garantir l’uniformité des opérations, vous devez disposer d’un accès rapide et de la possibilité de partager instantanément des documents au-delà des frontières. De plus, chaque pays a ses propres réglementations, les entreprises ont donc besoin d'un espace central pour gérer et se conformer aux différents cadres réglementaires.

Intégration d'autres systèmes

La numérisation des documents permet une intégration transparente avec d'autres systèmes d'entreprise critiques tels que CRM, ERP, CMS, HRM et autres logiciels d'analyse et de gestion. Ces outils sont cruciaux pour la business intelligence, et plus vous disposez de données numériques, plus vous pouvez prendre de meilleures décisions.

Rester compétitif

La numérisation des documents présente de nombreux avantages que je détaillerai plus tard. Cependant, il convient de mentionner ici que ces avantages sont nécessaires à la survie du paysage concurrentiel actuel. L’efficacité et l’expérience client améliorée que les documents numériques peuvent offrir ne sont tout simplement pas possibles avec les documents papier. Si vous voulez rester compétitif, vous devez numériser vos documents.

Avantages de la numérisation des documents

Passons maintenant à quelques avantages supplémentaires que vous constaterez lorsque vous numériserez vos documents. Ces avantages ne sont peut-être pas indispensables au succès d’une entreprise, mais ils faciliteront sûrement les tâches quotidiennes et donneront un avantage concurrentiel.

Minimiser l'espace de stockage

Contrairement aux documents papier, les documents numériques n'ont pas besoin de classeurs de 6 pieds. Que vous conserviez des documents dans un stockage local ou dans le cloud, vous pouvez stocker des milliers de documents sans avoir besoin d'un grand espace. Même si vous choisissez de stocker des documents dans le cloud, le coût du stockage est extrêmement faible par rapport aux documents papier.

Accessibilité améliorée

Quel que soit le logiciel que vous utilisez pour gérer les documents localement ou dans le cloud, il disposera d'une fonction de tri et de recherche pour faciliter l'accès aux documents. Pas besoin de parcourir des piles de papier pour trouver le document dont vous avez besoin. Une seule recherche le trouvera instantanément.

Les fonctionnalités de gestion de documents facilitent également le regroupement et le tri des documents à gérer en cas de besoin.

L'efficacité du temps

Un espace de stockage centralisé et un accès facile augmentent considérablement l’efficacité du temps. Les documents peuvent facilement être récupérés en cas de besoin et de n'importe où s'ils sont enregistrés dans le cloud. De plus, les outils de collaboration et d’automatisation des flux de travail permettent de gagner encore plus de temps.

Économies de coûts

Les documents numériques sont considérablement plus rentables que les documents papier. Certaines des raisons pour lesquelles il est bon marché incluent des coûts de stockage inférieurs, pas de frais d'impression et de papier, pas de frais de partage (affranchissement/courrier), moins sujet aux dommages et aux pertes et des solutions de sécurité moins chères.

Même les avantages globaux qu’elle apporte contribuent à économiser des ressources, ce qui conduit finalement à des économies de coûts, comme l’augmentation de la productivité des employés.

Responsabilité environnementale

Les documents papier sont préjudiciables à l’environnement, à la fois en raison de leur consommation d’énergie supplémentaire et de la déforestation. De la production à l’élimination, les documents papier nécessitent davantage de ressources et de consommation d’énergie, ce qui entraîne également une augmentation des émissions de carbone et de la production de déchets.

Les documents numériques nécessitent moins de ressources et leur principal impact environnemental provient de l'utilisation des appareils et des centres de données. Certains organismes de réglementation encouragent également les pratiques respectueuses de l'environnement, qui impliquent une réduction de la consommation de papier. Tout en étant bénéfique pour l’environnement, la réduction des documents papier crée également une image positive auprès des clients.

reprise après sinistre

En cas de sinistre, non seulement les documents papier sont susceptibles d'être endommagés, mais la poursuite des activités par la suite peut prendre plus de temps. Si vous disposez de sauvegardes appropriées pour vos documents numériques, la récupération après un sinistre est aussi simple que la restauration des sauvegardes. Aucun tri ni gestion ne seront nécessaires, surtout si vous utilisez une solution de sauvegarde fiable comme Acronis CyberProtect.

Meilleure expérience client

Les documents partagés numériquement ont non seulement un impact positif sur le client, mais rendent également leurs documents plus accessibles. La livraison instantanée des factures, contrats, relevés, etc. et la possibilité d'y accéder à tout moment augmentent la satisfaction client. Le client peut également accéder aux documents n'importe où, même sur son téléphone.

Cela permet également de s’adapter rapidement aux besoins changeants des clients et aux pratiques concurrentielles. Dans l’ensemble, les documents numériques créent un environnement centré sur le client qui lui donne plus de contrôle et laisse un impact positif.

Meilleures applications pour numériser des documents

Pour les futurs documents, vous aurez besoin d'un logiciel de gestion de documents (DMS) et d'une solution de sauvegarde appropriée pour commencer à enregistrer vos documents sous forme numérique. Mais qu’en est-il de vos documents papier actuels ? Vous avez également besoin de ces documents sous forme numérique pour une business intelligence optimale.

Une solution consiste à vous procurer un scanner dédié comme Fujitsu ScanSnap iX1400 pour une numérisation de masse. Cependant, cela peut s'avérer trop coûteux et redondant si vous n'avez pas trop de documents à numériser. Dans ce cas, une application de numérisation de documents sera une bien meilleure solution.

Ci-dessous, je répertorie certaines des applications de numérisation les plus fiables pour numériser vos documents :

#1. Adobe Numérisation

Une application simple mais puissante pour convertir n'importe quel document texte en PDF ou en photo. Adobe Numérisation dispose d'un OCR intégré pour extraire le texte des images et des fichiers PDF à la fois lors de la numérisation et après l'enregistrement du fichier.

Vous pouvez modifier les numérisations ultérieurement pour les améliorer et nettoyer les imperfections telles que les marques ou les plis. Mieux encore, il automatise de nombreuses tâches telles que la sauvegarde des informations de contact à partir de cartes de visite ou l'extraction automatique de documents ou de reçus dans des photos et leur conversion.

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#2. CamScanner

Si vous recherchez une application plus robuste, alors CamScanner a tout ce dont vous aurez besoin. Il fonctionne à la fois comme un scanner et un gestionnaire de documents. L'application peut convertir des photos en fichiers PDF, Excel ou Word. Il propose des applications pour ordinateur de bureau, mobile et même une version Web pour afficher et convertir des photos en documents numériques.

Vous pouvez soit capturer une photo, soit télécharger une photo (numérisation en masse prise en charge) de votre document pour la numériser et la convertir. Les numérisations et les documents sont entièrement modifiables et peuvent être améliorés à l'aide d'outils intégrés.

Cependant, ses fonctionnalités avancées ne sont disponibles que dans la version premium. La numérisation est gratuite, mais le stockage dans le cloud et les fonctionnalités avancées telles que le convertisseur d'image en mot ou le mode de numérisation d'identité sont limités ou indisponibles.

Télécharger sur: Bureau | Android | IOS

#3. PapierScan

PapierScan est un scanner d'images en masse Windows qui peut utiliser l'OCR pour extraire le texte des images et les stocker sous forme de documents. Il est principalement créé pour fonctionner avec des scanners et des appareils photo prenant en charge la numérisation TWAIN et WIA afin de modifier des images importantes et en masse. Cependant, vous pouvez également importer des images en les téléchargeant depuis le stockage du PC.

Vous devrez vous procurer la version professionnelle de PaperScan pour bénéficier des fonctionnalités OCR et des fonctionnalités d'édition en masse. Il peut améliorer et convertir des images en masse avec la prise en charge de plus de 60 langues pour l'OCR. Bien qu'il soit assez puissant, vous ne devriez y investir que si vous avez beaucoup de documents à convertir et que cela ne vous dérange pas de les prendre en photo séparément.

Télécharger sur: les fenêtres

#4. Analyse géniale

Une application mobile qui facilite le traitement par lots. Analyse géniale effectue automatiquement toutes les modifications ; il vous suffit de pointer vers votre document. Cela supprimera l’arrière-plan et résoudra tous les problèmes d’éclairage et de couleur. Ensuite, le document est automatiquement enregistré au format PDF.

La fonctionnalité la plus intéressante est son analyse par lots. Vous pouvez empiler plusieurs documents et les numériser par lots, les uns après les autres, pour créer à partir d'eux plusieurs ou un seul fichier PDF. Il vous permet également d'utiliser l'OCR pour extraire du texte et enregistrer des fichiers dans votre stockage cloud préféré, mais ces fonctionnalités sont dans la version premium.

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#5. SwiftScan

Bien qu'un peu similaire à Genius Scan, il possède quelques fonctionnalités supplémentaires qui valent la peine d'être téléchargées. SwiftScan automatise également la numérisation en passant simplement le téléphone sur vos documents ; il fait le reste lui-même. Les documents peuvent être enregistrés au format PDF et JPG, et vous pouvez même les faxer directement depuis l'application.

D'autres fonctionnalités intéressantes incluent l'identification des informations de contact, l'analyse QR, l'analyse de plusieurs pages, l'ajout d'effets, l'enregistrement sur le cloud avec téléchargements automatiques et la dénomination intelligente des fichiers. Les fonctionnalités OCR et liées au cloud sont uniquement dans la version VIP.

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Réflexions finales 📄➔💻

La numérisation des documents est essentielle pour les entreprises modernes. Assurez-vous simplement de donner la priorité aux pratiques de sécurité et de sauvegarde pour garantir la sécurité des données. Je sais qu’il existe encore de nombreux documents qui doivent être sauvegardés sous forme papier – comme ceux qui nécessitent une signature manuscrite – mais même ceux-ci devraient disposer d’une sauvegarde numérique. Pour cela, les applications que j'ai mentionnées permettront de convertir en un clin d'œil tous vos documents papier en documents numériques.